Theo Luật Cư trú năm 2020 và Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung 1 số điều của các Nghị định liên quan đến việc nộp, xuất trình Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú giấy khu thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công; từ ngày 01/01/2023, sổ hộ khẩu và sổ tạm trú giấy sẽ hết giá trị sử dụng. Các cơ quan, đơn vị chức năng khi giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cho công dân có thể sử dụng 7 phương thức tra cứu thông tin là: Sử dụng thẻ Căn cước công dân gắn chip điện tử, Sử dụng thiết bị đọc QRCode trên thẻ CCCD, Sử dụng thiết bị đọc chip điện tử trên thẻ CCCD, Tra cứu thông tin cá nhân trong CSDL quốc gia về dân cư, Sử dụng ứng dụng VNeID hiển thị các thông tin cá nhân, Sử dụng giấy xác nhận thông tin về cư trú, Sử dụng Thông báo số định danh cá nhân.

Tuy nhiên đến nay, theo kết quả khảo sát của các cơ quan liên ngành tỉnh và phản ánh của công dân cho thấy các cán bộ, công chức khi thực hiện tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) chưa sử dụng đồng bộ, linh hoạt 07 phương thức tra cứu thông tin công dân, chủ yếu tập trung vào phương thức yêu cầu công dân cung cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú (mẫu CT07), gây phiền hà, khó khăn, bức xúc cho người dân khi phải đến cơ quan Công an cấp xã làm thủ tục cấp giấy xác nhận.

Trong khi đó, Hệ thống thông tin giải quyết TTHCcủa tỉnh đã kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để khai thác, tra cứu thông tin công dân nhưng nhiều cán bộ, công chức không thực hiện, gây “mất niềm tin” của người dân đối với công cuộc cải cách hành chính của Chính phủ, tạo dư luận xấu.

Để đảm bảo thực hiện thống nhất, hiệu quả, đúng các quy định của Nghị định số 104/2022/NĐ-CP, thành phố Hạ Long đã có văn bản yêu cầu các phòng, ban, đơn vị và UBND các phường, xã rà soát lại tất cả các TTHC thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của cơ quan, đơn vị; niêm yết công khai, cụ thể tại trụ sở làm việc, tiếp dân. Phân loại TTHC hoặc không cần chứng minh thông tin về cư trú của công dân để quán triệt cán bộ công chức, viên chức, cá nhân được giao trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết TTHC, cung cấp dịch vụ công phải thực hiện nghiêm túc. Tuyệt đối không được yêu cầu công dân cung cấp giấy tờ chứng minh thông tin về cư trú hoặc giấy tờ, tài liệu khác ngoài quy định về thành phần hồ sơ, thủ tục.

Đa số người dân trên địa bàn thành phố đã được hướng dẫn, hỗ trợ cài đặt ứng dụng VNeID, kích hoạt tài khoản mức độ 2, hiển thị thông tin cá nhân trên các thiết bị điện tử phục vụ giải quyết các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự

Đồng thời chỉ đạo 100% cán bộ, công chức, viên chức, cá nhân được giao trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết TTHC, cung cấp dịch vụ công phải khai thác, sử dụng thông tin về cư trú của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giải quyết TTHC, cung cấp dịch vụ công theo quy định tại Điều 14, Nghị định số 104/2022/NĐ-CP, trong đó chú trọng ưu tiên sử dụng phương thức Tra cứu, khai thác thông tin về cư trú của công dân qua chức năng của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục của tỉnh đã kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cổng dịch vụ công quốc gia.

Bên cạnh đó, hiện nay tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (hoạt động trên ứng dụng VNEID) đã có đầy đủ thông tin cư trú của công dân, bao gồm cả thông tin về chủ hộ, số lượng và thông tin từng thành viên trong hộ. Đây cũng là một trong các phương thức khai thác thông tin về cư trú của công dân đã được quy định rõ ràng tại Nghị định số 104/2022/NĐ-CP, do đó cần được sử dụng, khai thác thường xuyên để cắt giảm giấy tờ cho công dân khi giao dịch, thực hiện TTHC.

Sử dụng thiết bị đọc thông tin trên CCCD gắn chip là một phương thức tra cứu thông tin người dân thay Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú giấy

Trường hợp không thể khai thác được thông tin về cư trú của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc khai thác được nhưng thông tin không đầy đủ, chính xác thì cán bộ, công chức, viên chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết TTHC có thể yêu cầu công dân nộp bản sao hoặc xuất trình một trong các giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú, gồm: Thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Giấy xác nhận thông tin về cư trú, Giấy thông báo số định danh cá nhân.

Nghiêm cấm việc yêu cầu công dân phải nộp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc giấy tờ khác chứng minh thông tin về cư trú khi có thể khai thác thông tin về cư trú của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Theo yêu cầu của UBND thành phố, Trung tâm Hành chính công thành phố, Bộ phận tiếp nhận, trả kết quả hiện đại cấp xã và các bộ phận tiếp dân khác sẽ phải niêm yết, dán công khai tài liệu tuyên truyền, số điện thoại đường dây nóng 069.2808.398 (Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội – Công an tỉnh) tại trụ sở tiếp dân để người dân biết các phương thức khai thác, sử dụng thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, điều kiện không yêu cầu cung cấp giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú khi thực hiện TTHC, dịch vụ công và phản ánh, kiến nghị khi cần thiết. Bố trí cán bộ hướng dẫn người dân cài đặt ứng dụng VNEID mức 1 để sử dụng thực hiện tra cứu dịch vụ công.

Cán bộ Trung tâm Hành chính công TP khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để giải quyết TTHC trong lĩnh vực BHYT cho người dân

Cùng với việc tăng cường tuyên truyền đến toàn bộ người dân, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết TTHC về thực hiện 7 phương thức khai thác, sử dụng thông tin về cư trú của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thay thế Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú; thành phố cũng sẽ tổ chức thanh tra, kiểm tra, chấn chỉnh việc triển khai thực hiện tại các phòng, ban, ngành, đơn vị; lập biên bản, xem xét xử lý đối với các trường hợp cố tình vi phạm.